Politique de confidentialité de Timbercreek Asset Management

Avril 2014

Introduction

La présente Politique de confidentialité (ci-après collectivement nommée « la Politique ») décrit les pratiques de Timbercreek Asset Management Inc. (ci-après collectivement nommée « Timbercreek ») concernant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels (tel que définis plus bas) par le Groupe Timbercreek. Chez Timbercreek, nous nous engageons à protéger votre vie privée à travers des pratiques qui limitent la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels à ce qui est nécessaire à l’objectif poursuivi, incluant tout ce qui concerne les demandes de location, les approbations et l’administration de la résidence dans l’appartement. Cette Politique a été crée pour vous informer sur notre engagement à protéger vos renseignements personnels et elle est fondée sur les principes généraux dans l’Annexe 1 de laLoi fédérale sur la Protection des renseignements personnels et sur les documents électroniques..

Définition d’un renseignement personnel

Un renseignement personnel inclut toute information qui permet d’identifier un individu. Parmi les exemples de renseignements personnels recueillis par Timbercreek, notons :

  • Nom
  • Âge
  • Genre
  • Adresse personnelle
  • Numéro de téléphone
  • Statut familial
  • Revenus
  • Permis de conduire (ou toute autre forme d’identification)
  • Détails sur votre emploi
  • Personnes à contacter en cas d’urgence

À quelles fins recueillons-nous et utilisons-nous les renseignements personnels ?

Timbercreek recueille les renseignements personnels d’individus faisant une demande de location, et de ses résidents locataires et de leurs garants. Timbercreek utilise les renseignements personnels en rapport avec les services requis et/ou offerts, dont (i) pour l’évaluation de votre admissibilité à un bail et (ii) pour l’administration continue de votre location et les obligations qui en découlent. Au nombre des exemples de façon que vos renseignements personnels pourraient être utilisés : la communication de ces informations à tout co-résident ou garant, la confirmation de vos revenus, le partage d’information avec des agences d’évaluation de crédit ou de recouvrement, le contact des personnes identifiées dans les documents qui nous ont été soumis, vous contacter sur des sujets qui concernent votre résidence, vous contacter au sujet de l’administration de votre bail ou de votre résidence et fournir vos renseignements à des entreprises de services publics et à d’autres tiers partie fournisseurs de services aux résidents en rapport avec l’offre de services à votre unité.

Si les circonstances l’exigent, Timbercreek peut également communiquer vos renseignements personnels en rapport avec l’exploitation de notre entreprise, incluant à titre de disposition de votre immeuble, de la cession de votre bail, de l’obtention de financement, dans le cadre de ce qui est requis ou permis par les lois applicables. Dans toutes ces circonstances, Timbercreek exigera du bénéficiaire de respecter la confidentialité de vos renseignements personnels et de les utiliser uniquement dans les limites permises par la loi.

Consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels

La collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels par Timbercreek nécessitent votre consentement. Parfois, votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels peut être implicite selon la façon qu’ils ont été recueillis. Par exemple, quand vous nous fournissez des renseignements personnels pour une location, vous consentez implicitement à la collecte, l’utilisation et la communication par Timbercreek de vos renseignements personnels afin d’établir votre capacité à cette location et sa gestion, telle que décrit dans le paragraphe plus haut. Vous pouvez également signifier votre consentement de façon explicite. Si Timbercreek recueille, utilise ou communique vos renseignements personnels pour des fins autres que celles décrites plus haut, à moins que la loi ne nous oblige, vous serez avisé et votre consentement obtenu avant la collecte, l’utilisation et/ou la communication par Timbercreek de ces renseignements personnels. Si nous avions l’intention d’utiliser et/ou de communiquer des renseignements personnels que vous avons recueillis auparavant à de nouvelles fins qui ne sont pas autorisées selon les lois applicables, nous obtiendrons toujours votre consentement avant de les utiliser et/ou les communiquer pour cette nouvelle fin.

Dans certaines situations définies par la loi, Timbercreek pourrait ou pourrait ne pas se voir obligé de recueillir, d’utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement, par exemple, si Timbercreek doit communiquer vos renseignements personnels afin de se conformer à une citation à comparaître ou à un ordre de la cour.

Vous avez toujours la possibilité de ne pas fournir vos renseignements personnels à Timbercreek. Cependant, si vous choisissez de ne pas nous les fournir, cela pourrait limiter notre capacité à vous offrir des services ou répondre à vos besoins.

Conservation de vos renseignements personnels

Timberceek conservera vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées pour leur collecte et selon les exigences de la loi. Quand les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins déterminées ou ne sont plus exigés en vertu de la loi, ils seront détruits, effacés ou dépersonnalisés, en accord avec les politiques de conservation et de destruction des documents de Timbercreek en vigueur. Vous pouvez révoquer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels assujetties aux lois applicables ou selon les exigences de Timbercreek en rapport avec toute obligation légale établie auparavant.

Protection de vos renseignements personnels

Timbercreek protègera vos renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité appropriées correspondant à leur degré de sensibilité. Notre gestion de vos renseignements personnels respectera en tout temps leur nature confidentielle, depuis le moment de leur collecte jusqu’au moment final de leur destruction.

Accès à vos renseignements personnels

Il est possible de demander l’accès à vos renseignements personnels détenus par Timbercreek en communiquant avec notre Directeur de l’expérience client par écrit. Nous nous engageons à répondre à toute demande d’accès dans les 30 jours suivants la réception de votre demande. Toute question concernant l’accès à vos renseignements personnels peut être adressée au Directeur de l’expérience client. Nous vous demandons de nous fournir la mise à jour concernant tout renseignement personnel erroné ou incomplet.

Respect de notre Politique de confidentialité

Le Président de Groupe Timbercreek est responsable de vérifier le respect de cette Politique par Timbercreek et peut être contacté à l’adresse suivante : 1000 Yonge St., Toronto (Ontario) M4W 2K2.

Des questions ou des préoccupations concernant nos pratiques de confidentialité ?

Pour toute question ou préoccupation concernant le respect de notre Politique ou à nos pratiques de confidentialité, veuillez vous adresser au Directeur de l’expérience client.

Si vous n’obtenez pas satisfaction après discussion avec notre Directeur de relations résidents, veuillez communiquer avec le Commissariat de la protection de la vie privée du Canada à www.privcom.gc.ca ou à l’adresse suivante :

112 Kent Street
Ottawa, Ontario
K1A 1H3
Téléphone: (613) 995-8210
Numéro sans frais: 1-800-282-1376
Téléc.: (613) 947-6850
Courriel: info@privcom.gc.ca